Zu viele PDFs, zu wenig Klarheit – wie ein Copilot‑Agent eure Spezifikationen lesbar macht

24.02.2025

Wir müssen darüber reden.

Denn es passiert jeden Tag – in jedem Unternehmen, in jedem Projekt, in jeder Branche:

Teams scheitern nicht an fehlender Kompetenz. Sie scheitern an Dokumenten.

An PDFs, Word‑Dateien, SharePoint‑Silos, Spezifikationen, Standards und Richtlinien, die eigentlich helfen sollen, aber in der Realität nur eines tun: sie erschweren die Arbeit.

Und ich kann das nachvollziehen. Jeder, der in einem Analgenbauprojekt mal Verträge und Spezifikationen lesen musste weiß, wie mühsam das sein kann und wie schnell Informationen übersehen werden. Und viel zu oft kosten diese dann im Projektverlauf richtig viel Geld.

Und das Absurde ist:

Wir akzeptieren das, als wäre es Naturgesetz.

Dabei wären wir heute an einem Punkt, an dem es wirklich nicht mehr sein müsste.

Die ursprüngliche Idee ist nachvollziehbar:

„Wir schreiben alles nieder, damit alle Bescheid wissen.“

Oder – noch häufiger in Projekten – Kunden überschütten Teams mit Spezifikationen, PDF‑Anhängen und Dokumentversionen, die niemand jemals komplett lesen kann.

Die Folge?

• Information steckt in 500 Seiten Fließtext.
• Relevante Details finden sich auf Seite 86, im Absatz, den niemand findet.
• Jeder interpretiert ein bisschen anders.
• Und am Ende wundert sich das Management über Non‑Conformance-Costs, Korrekturschleifen und Rework.
• The same Procedure immer wieder, in jedem Projekt inkl. Lessons Learned die beim nächsten Projekt schon wieder vergessen sind.

Diese Muster kenne ich aus jedem Kundenprojekt:

• Angebotsspezifikationen
• Kundenverträge
• Kundenspezifikationen und technische Dokumentation im Engineering
• (Data‑Governance‑)Richtlinien
• (Power‑BI‑)Standards
• Datenkataloge

Alles wichtige Dokumente, die niemand liest bzw. oft solch eine Informationsflut mit sich bringen, dass der Inhalt nicht komplett erfasst werden kann.

Der Engpass ist der Zugang.

Und genau hier passiert der größte Schaden:

• falsche Bestellungen
• Missverständnisse in Projekten
• falsche Interpretation von Anforderungen
• verlorene Zeit
• verpasste Deadlines
• Non‑Conformance‑Kosten, die in Summe gigantisch werden

Wenn man ehrlich ist, entstehen 70–80 % dieser Fehler nicht durch Inkompetenz, sondern durch schlecht zugängliche Information.

 Als ich im letzten Video gezeigt habe, wie ich meinen DAX Learning Buddy erstellt habe , wurde mir wieder bewusst, wie unglaublich einfach es inzwischen ist, Copilot Agents zu bauen.

Und ja, „Agenten bauen“ klingt nach Rocket Science.

Aber in Wirklichkeit brauchst du:

• eine M365‑Lizenz
• deine Dokumente
• eine genaue Vorstellung und Beschreibung, was der Agent machen soll
• und 10 Minuten Zeit oder jemanden, der dir zeigt, wie du einen M365 Agenten selber aufsetzten kannst.

Mehr nicht.

• Der Rest passiert automatisch:
• Setup des Agenten
• Grounding im Wissen
• Erstellen der UI

Das heißt:

Jede Antwort ist transparent und überprüfbar.

Wenn du heute wissen willst, ob ein Copilot‑Agent dir helfen würde, musst du eigentlich nur eine Frage beantworten:

Wie hoch sind aktuell unsere Non-Conformity-Costs in Projekten und wie viel Zeit verbringen wir mit Lesen von Spezifikation, Verträgen und ähnlichem?

Wenn du die Zahl kennst, ist der ROI leicht zu berechnen:

• Weniger Interpretationsfehler
• Weniger Schleifen
• Weniger Rückfragen
• Weniger Meetings
• Weniger Reibung mit Kunden
• Weniger Projektstress
• Weniger operative Kosten

Und gleichzeitig:

• Mehr Klarheit
• Mehr Geschwindigkeit
• Mehr Konsistenz
• Mehr Autonomie in den Teams
• Mehr Qualität in Entscheidungen

Das Besondere:

Dieses Ergebnis entsteht nicht, weil KI schlauer wäre als Menschen.

Es entsteht, weil KI Information zugänglich macht, die bisher in PDF‑Gräbern verborgen lag.

Ganz einfach:

• Der Agent zeigt dir immer die Quelle.
• Du lässt nicht arbeiten, sondern arbeitest weiterhin mit.
• Du triffst weiterhin Entscheidungen und hinterfragst Ergebnisse kritisch.

Während Menschen länger brauchen, um Informationen zu strukturieren, können LLMs das problemlos.

Es braucht keine große Transformation, keine Strategie, kein Budgetprojekt.

Du kannst morgen starten mit:

• Power BI Standards
• Datenkatalogen
• Governance‑Richtlinien
• Engineering‑Spezifikationen
• Sicherheitsunterlagen
• Prozesshandbüchern
• Betriebsanleitungen
• Projekt‑Spezifikationen

Der Worst Case?

Nichts ändert sich.

Der Best Case?

Fehler werden weniger.

Teams werden schneller.

Information wird zugänglich.

Und das ganze Unternehmen arbeitet plötzlich sauberer, klarer und effektiver. Non-Conformity-Costs sinken.

Es ist eine dieser seltenen Situationen in der Organisation:

Minimaler Einsatz – maximaler Effekt.

Probier es aus.

Nicht theoretisch, sondern praktisch.

Nimm ein sperriges Dokument.

Lade es einem Copilot Agenten hoch.

Und schau dir an, was passiert.

Wenn du es einmal erlebt hast, wirst du dich fragen, warum wir uns so lange mit PDFs gequält haben.

👉Und wenn du alleine nicht weiterkommst, frag mich, ich helfe dir gerne!