Weniger KPIs, mehr Impact: So definierst du aussagekräftige Kennzahlen

29.06.2025

 Warum „mehr“ nicht gleich „besser“ ist

Kennst du das? Dashboards und Reports, die mit KPIs regelrecht überladen sind, aber kaum jemand weiß, was sie eigentlich aussagen sollen. Das ist oft der Punkt, an dem Kunden zu mir kommen um "endlich Dashboards zu bekommen, die ihnen wirklich einen Überblick verschaffen ohne noch 5 Filter setzten zu müssen".

Zu viele KPIs führen oft zu Verwirrung statt Klarheit und erschweren Entscheidungen. Wie es Stakeholdern dabei gehen muss kann ich regelmäßig bei mir selbst beobachten, wenn ich in einem Restaurant sitze und seitenlange Speisekarten lesen muss. Was für die Speisekarte gilt, gilt auch für dein Dashboard: Weniger ist oft mehr – vor allem, wenn es um Kennzahlen geht, die wirklich etwas bewegen sollen.

Der Kern: Was macht eine gute KPI aus?

Eine gute KPI ist mehr als nur eine Zahl. Sie ist relevant für die Ziele des Unternehmens, messbar, verständlich und vor allem steuerbar. Wichtig ist auch, den Unterschied zwischen KPIs und Metriken zu kennen: Nicht jede Metrik ist eine KPI. KPIs sind diejenigen Kennzahlen, die direkt Einfluss auf Entscheidungen und Maßnahmen haben. Im Bezug auf Dashboards heißt das vor allem auch: KPIs, die von den Stakeholdern sowieso nicht gesteuert werden können, liefern auch keinen Mehrwert.

Das richtige Vorgehen zur Definition deiner KPIs

Starte mit den konkreten Entscheidungen, die getroffen werden müssen. Beziehe die Stakeholder frühzeitig mit ein, um sicherzustellen, dass die KPIs tatsächlich relevant sind.

• Welche Fragen sollen die KPIs beantworten?
• Welche Maßnahmen werden ergriffen, wenn KPIs einen gewissen Schwellenwert erreichen?
• Welche Schritte sind in Prozessen kritisch?
• Wie kann ich diese am besten messen?

Priorisiere die wichtigsten Kennzahlen und überprüfe regelmäßig, ob sie noch zum aktuellen Business passen. Und vor allem dokumentiere sie. Niemand, wirklich niemand, will regelmäßig diskutieren, ob alle Business Segmente unter "Return on Inventory" das gleiche verstehen oder ob zum Zweck der Zielerreichung teilweise andere Annahmen getroffen wurden.

Praxisbeispiele & Tipps

In KI Projekten werden gerne KPIs wie "Kostenersparnis" definiert. Kostenersparnis kann ich aber während der Entwicklung nicht messen. Noch dazu ist sie kein scharfer KPI, weil sie gleichzeitig nichts über die Qualität des Prozesses aussagt. Bessere KPIs in diesem Kontext sind "First Time Right", heißt wie viele Arbeitsergebnisse wurden von KI erzeugt, die ohne weitere Nacharbeiten verwendet werden können. Da wird es dann meistens schon interessant. Und vor allem messbarer und viel schneller zu beurteilen, wie erfolgreich das KI-Projekt läuft oder nicht.

Fazit: Mit weniger KPIs mehr erreichen

Weniger KPIs bedeuten mehr Klarheit, mehr Handlungskraft und bessere Entscheidungen. Goodbye Decision Fatigue. Es lohnt sich bei Projektstart KPIs sorgfältig auszuwählen und auf das Wesentliche zu fokussieren – dein Dashboard und dein Business werden es dir danken.